Persoonsgegevens (privacywet)
Gegevens vastlegging
Een organisatie mag niet zomaar persoonsgegevens verwerken. Daar moet een wettelijke grondslag voor zijn.
Per 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele EU.
De grondslagen waaraan het verwerken van persoonsgegevens moet voldoen zijn opgenomen in deze Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Op deze pagina is te lezen welke gegevens bij MC Ruurlo verwerkt en opgeslagen worden. Heb je daar vragen of opmerkingen over, neem dan gerust contact op met de voorzitter, die kan in de rol van “functionaris gegevensverwerking” tekst en uitleg geven.
MC Ruurlo zal alleen persoonsgegevens registreren als daar een verenigingsdoel/belang mee gediend is en zal zich daarbij houden aan haar privacy-statement.
Op het (besloten) verenigingsterrein worden regelmatig beelden gemaakt welke geplaatst worden op onze diverse media kanalen, door het betreden van het terrein maakt iedereen kans in beeld gebracht te worden.
Ledenadministratie
In de statuten van de vereniging is in artikel 4.21 en 5.1 vastgelegd:
“De vereniging kent leden…, Het lidmaatschap vangt aan bij inschrijving als zodanig…, De secretaris houdt een ledenlijst bij…”
Vastgelegd worden naam en adresgegevens, geboortedatum, soort lidmaatschap, telefoonnummer, emailadres en bankrekeningnummer.
Van de via automatische incasso ontvangen contributie- bedragen wordt in de ledenadministratie alleen de betaaldatum vastgelegd.
In de financiële administratie worden geen persoonsgegevens van de leden vastgelegd.
De gegevens vastgelegd in de ledenadministratie zijn alleen voor intern gebruik en worden niet aan derden verstrekt.
Vrijwilligers
Van de vrijwilligers van de vereniging worden in verband met verzekeringsaspecten diverse gegevens vastgelegd.
Naast naam en adresgegevens zijn dat: telefoonnummer, emailadres, geboortedatum en gegevens contactpersoon bij calamiteiten.
De vereniging heeft een sleutellijst, hierop wordt bijgehouden aan welke vrijwilligers (naam) wanneer welke sleutels verstrekt zijn.De registratie is alleen voor intern gebruik. Bij controles en/of calamiteiten kan inzage aan bevoegde instanties gegeven worden.
Evenementen
Voor de deelnemerslijsten en uitslagenverwerking van (club)evenementen worden de volgende gegevens vastgelegd: naam, geboortedatum, motormerk, cilinderinhoud, typemotor (2-takt of 4-takt), licentienummer, klasse waaraan deelgenomen wordt, of de motor op geluid is gekeurd en zo ja of die goedgekeurd is, uitvoering van helpersdienst, behaalde punten en bij kentekens ook het kenteken en de meldcode.
Bij (club)evenementen waarbij de uitslagen via een transpondersysteem verwerkt worden, wordt aanvullend ook het transpondernummer vastgelegd.
Gepubliceerd worden alleen naam, motormerk en behaalde punten.
Bij (club)evenementen worden tevens de volgende gegevens vastgelegd: datum en naam evenement, naam en indien van toepassing licentienummer (baanofficials) van de vrijwilligers.
De registratie is alleen voor intern gebruik. Bij calamiteiten kan inzage aan bevoegde instanties gegeven worden.
Beeldmateriaal
Tijdens trainingen en/of wedstrijden kunnen foto’s en video’s (sfeer, actie, …) gemaakt worden welke we graag via de diverse mediakanalen van MC Ruurlo presenteren aan geïnteresseerden.
Functionaris gegevensverwerking
De functie “functionaris gegevensverwerking” wordt bij MC Ruurlo toegekend aan de voorzitter.
Autoriteit Persoonsgegevens
Alle en actuele informatie over bescherming van persoonsgegevens, met onder andere de privacy-rechten en voorbeeldbrieven is te vinden op de website van de landelijke organisatie Autoriteit Persoonsgegevens.